Korunk egyik legnagyszerűbb (mások szerint legszörnyűbb) találmánya a telefon. Ahogy a személyes kapcsolattartásnak van illemtana, úgy a telefonálásnak is. A legfontosabb dolog azt tisztázni, hogy mire való a telefon. Ugyan a reklámok azt sugallják, hogy állandóan a telefonon "lógjunk", valójában nem erre találták ki, hanem az információ gyors közlésére.

Milyen esetekben telefonáljunk? 

Ha valamilyen fontos közlendõnk van. Manapság nem illetlenség valakit telefonon keresztül felköszönteni, meghívni, de a rendkívüli jelentõségû ügyeket ne telefonon intézzük. A részvétnyilvánítás, szívesség kérése lehetõleg személyesen történjen.

Hogyan telefonáljunk? 

Tisztán, érthetõen beszéljünk, de ne kiabáljunk. Tömören fogalmazzuk meg mondanivalónkat. Fontos (pl.: amiket nem szívesen tudatnánk másokkal) információkat nem szabad telefonon továbbítani.

Ha mi hívunk: 

Minden zavaró zajt szüntessünk meg hívás elõtt. Célszerû papírt és tollat kézbe venni, mert bármikor szükség lehet rá. Emlékezetbõl kockázatos tárcsázni, ezért kerüljük. Ha hívásunkra jelentkeznek, akkor mutatkozzunk be, és mondjuk meg, hogy kivel szeretnénk beszélni. A telefonközpontosnak nem kell bemutatkozni, csak a köszönés után a hívott nevét vagy a melléket mondjuk be. Érdemes megkérdezni, hogy nem zavarunk-e. Ezzel több kellemetlenséget is elkerülhetünk. Téves szám esetén mindig kérjünk elnézést, és tegyük le a kagylót. Ha üzenetrögzítõ jelentkezik, akkor adjuk meg a nevünket, telefonszámunkat és azt, hogy milyen ügyben telefonáltunk. A vonal megszakadása esetén a hívó félnek a kötelessége az újrahívás.

Ha minket hívnak: 

Ha egy céget képviselünk, akkor a hívás vételekor a cég nevét és a saját nevünket mondjuk. (Pl.: Jó napot kívánok! XY vállalat. Kovács Béla vagyok. Miben segíthetek?) Ha a telefon nem hivatalos, akkor a hívás fogadásakor nem muszáj bemutatkoznunk – persze nem illetlenség.

Mikor telefonáljunk? 

Erre pontos szabály nincs. Általában reggel 9 és este 9 között illik telefonálni. Hétvégén fõleg a késõ délelõtti idõpontokat válasszuk. Arra ügyeljünk, hogy a személyes ügyeinket ne az irodából intézzük, és mást se zavarjunk ott. Természetesen a lakásán sem illik valakit zaklatni hivatali ügyekben. Ha hivatalos ügyben telefonálunk, akkor azt a munkaidõ kezdete és vége között tegyük, de nem illik közvetlenül annak kezdete és vége elõtt hívni. Külföldre telefonálás esetén figyeljünk az esetleges idõeltolódásra. A mobilokat szinte mindig hívhatjuk, mert pontosan az állandó elérhetõség miatt vannak. Ha a tulajdonos nem akar hívásokat fogadni, akkor egyszerûen kikapcsolja a telefonját.

Honnan telefonáljunk? 

Ennek a kérdésnek a rádiótelefonok esetében van igazán jelentõsége. Ne telefonáljunk buszon, metrón, villamoson. Senki nem kíváncsi a beszélgetésünkre. Színházban, moziban, hangversenyen, templomban, kórházban stb. kapcsoljuk ki a telefont. Üzleti megbeszéléseken, tanácskozásokon, értekezleten se használjuk. Éttermekben sem illõ dolog telefonálni. Ha az utcán kell beszélnünk, akkor lehetõleg álljunk félre.

Üzenetrögzítõ 

Az üzenetrögzítõt sokan nem szeretik, pedig nagyon hasznos. A köszöntõ szöveg ne legyen túl hoszszú. A nevünk vagy telefonszámunk legyen rajta és az, hogy a hívónak mennyi ideje van üzenete elmondására. Ha csak barátaink ismerik a számot, akkor lehet tréfás szöveget is használni.

MOBILETIKETT

- Ne hivalkodjon mobiltelefonjával, ne hordja a készüléket kihívóan! 

- Legyen mindig elérhetõ – közvetlenül hang-, valamint írott üzenettel –, de legyen tekintettel mások nyugalmára! 

- Társaságban csak akkor kezdeménnyezzen és fogadjon hívást, ha megbizonyosodott róla, hogy az másokat nem zavar! 

- A hívó fél mutatkozzon be, és kérdezze meg, alkalmas-e a hely és az idõpont a beszélgetésre! 

- Legyen tekintettel mások érzékenységére! Ha közlendõje nem tartozik másra, vonuljon félre! 

- Ne használja a telefont temetésen, egyházi szertartáson, egészségügyi intézményekben – ha az a gyógyító munkát zavarhatja –, színházban, moziban, kulturális rendezvényeken, konferenciákon, tömegközlekedési eszközökön! 

- Ha fontos hívásra vár – például étteremben –, állítsa a telefont néma üzemmódba! A beszélgetést egy csendes, félreesõ sarokban folytassa le, miután vacsorapartnereitõl elnézést kért! 

- Készüljön fel arra, ha a beérkezõ hívásokat nem tudja fogadni! Udvariatlanságnak számít, ha a készüléket akkor kapcsolja ki, amikor az meglepetésszerûen csörögni kezd. Ezt megelõzendõ használja a hangpostát! 

- Üzenethagyáskor ne feledje el bemondani a nevét és a hívószámát. Fogalmazzon tömören, pontosan! 

(A Westetikett nyomán)